Primitivement, chaque entreprise a un standard téléphonique dans sa société pour traiter et recevoir des appels. Mais depuis des années, il existe le standard téléphonique externalisé. À l’origine, il obtient tous les appels entrants d’une entreprise. Il les redirige vers les services ou les personnes concernées. De nos jours, il s’agit d’un service responsable de vos appels et vos messages. C’est une solution avantageuse.

En quoi consiste un standard téléphonique externalisé ? Et qui en a besoin ?

Le but du Standard téléphonique externalisé est de traiter les appels sortants et entrants chez une entreprise ou un professionnel. Alors, le secrétariat téléphonique est le service responsable de ces taches. En plus, pour le standard externalisé, il est la responsable de la prise et la transmission des messages. Il y a aussi la gestion des agendas et des rendez-vous.

Le but de ce service est donc, en général, de satisfaire les clients des entreprises ou des professionnels pendant les appels. De même, il s’agit d’un service qui prend en charge l’optimisation de la relation entre une entreprise et ses clients.

Plusieurs types d’entreprises ont besoin de cette externalisation d’un standard téléphonique. D’abord, il est utile pour les TPE ou les indépendants qui n’ont pas de bureau, et qui souhaitent de ne pas déranger par les appels sur leur téléphone mobile.

Ensuite, les PME et les grandes entreprises qui souhaitent avoir un service professionnel, peu onéreux et flexible peuvent l’utiliser. De plus, il est dédié aux entreprises qui veulent optimiser sa relation avec ses clients. Enfin, les entreprises étrangères qui désirent de se développer sur le territoire français. Les agences de tourisme, les cabinets médicaux, les agents immobiliers ont, aussi, besoin de ce standard téléphonique externalisé.

Quels avantages offre un standard téléphonique externalisé ?

Le Standard téléphonique externalisé vous offre plusieurs avantages. Voici quelques exemples.

  • C'est une solution plus économique. Certaines sociétés spécialisées dans ce travail donnent des contrats clair et simple : le tarif est déchiffrable. Il est donc facile de connaitre le coup de votre facture. Et, cela vous aide à mieux maitriser et gérer votre budget. De plus, la facturation dépend de votre consommation, c’est-à-dire que vous devez payer ce que vous consommez. Ce type de service est plus avantageux par rapport à la mise en place des services internes. Vous pouvez économiser jusqu’à 70 %.
  • C'est un service flexible et permanent. Vous pouvez avoir beaucoup de souplesses dans les services de standard téléphoniques externalisés : la transmission en temps exact de nouvelles consignes aux téléopératrices, accès à des fonctionnalités de manière ponctuelle ou permanente, synchronisation de rendez-vous, etc. En plus, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre travail, car les équipes sont à l’écoute de vos clients pendant des plages horaires larges.
  • C’est une prise en charge professionnelle des appels. Laisser la prise en charge de vos appels à des professionnels est l’assurance de vous fier à une équipe formée, de qualifier chaque appel selon vos besoins (ou consigne), et de façon plus humaine et chaleureuse.

De même, vous pouvez vous appuyer sur une équipe capable de donner un accueil de qualité. Les téléopératrices respectent également vos secrets professionnels. Ainsi, vous disposez des outils technologiques adaptés comme le logiciel métier, identification et historique des appels, sauvegarde externalisée, ou autres outils.

Comment choisir son partenaire pour l’externalisation d’un standard téléphonique ?

Il existe plusieurs sociétés qui sont spécialisées dans la mise en place d’un standard téléphonique, avec son secrétariat externalisé. Vous pouvez les choisir en fonction de vos activités et vos besoins.

Tout d’abord, il faut bien se renseigner sur les prestations. L’externalisation permet d’apporter une image positive pour votre entreprise, et d’avoir un standard joignable. Donc, il est nécessaire de choisir des prestataires qui proposent des formules sur-mesure. Cela veut dire, choisissez ceux qui vous offrent les forfaits adaptés à vos besoins.

De plus, l’accueil externalisé doit être bilingue, si vous avez des clients étrangers, pour pouvoir répondre avec efficacité, et avec professionnalisme. N’oubliez pas aussi de demander des informations sur les différents forfaits et les options disponibles.

Ensuite, bien étudiez la situation géographique des centres d’appel. Cela est un critère de choix d’un partenaire pour cette externalisation. Il faut bien étudier l’emplacement de centre d’appel. Certaines entreprises choisissent d’installer ses plateformes à l’étranger. Mais pour donner la satisfaction aux clients, il est préférable d’opter pour les sociétés dont le centre se situe en France.